Обязателен ли табельный номер сотрудника. Как присваивается табельный номер сотруднику? Журнал учета. Фиксирование табельных номеров

Что такое табельный номер, откуда он берется и обязателен ли? Читайте в нашей статье, узнайте, можно ли использовать номера уволенных сотрудников

Из этой статьи вы узнаете:

Процедура присвоения табельного номера

Трудовой кодекс не дает определения, что такое табельный номер работника. Это понятие появилось в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973. Когда человек устраивается на работу, в отделе кадров ему присваивают цифровой код – табельный номер. Эта комбинация цифр уникальна и не повторяется, у каждого сотрудника - своя. Код остается неизменным на протяжении всего периода трудовых отношений человека и компании.

В очень больших компаниях с многотысячным штатом этим может заниматься отдельный специалист – табельщик. В остальных фирмах такие обязанности возлагаются на специалиста отдела кадров или бухгалтерии.

Законодательство никак не регламентирует эту кодировку и ее присвоение и теоретически любая фирма вправе изобрести собственный шифр с использованием римских цифр, символов и букв. Но обычно табельщики следуют сложившейся годами практике.

Процесс присвоения табельного номера новому сотруднику традиционно таков:

• специалист, оформляющий вновь прибывшего сотрудника, запрашивает у ответственного работника свободную комбинацию;
• в приказ о приеме на работу и личную карточку заносится присвоенный человеку код;
• сведения о принятом в штат специалисте и присвоенном ему номере вносятся в журнал учета.

Обязателен ли табельный номер

Поскольку табельные номера работников законодательство не сделало обязательными, маленькие компании, состоящие из 2-3 работников, обходятся без них. А вот в средних и крупных компаниях они чаще всего применяются. Такая кодификация позволяет:

• облегчить работу бухгалтеров по обработке и фиксации сведений о внутренних перемещениях сотрудников;
• более просто и правильно и налоги, благодаря внесенным по табельному номеру работника отметкам;
• упростить поиск информации о зарплате, больничных, отгулах и пр. по каждому работнику.

Табельный номер сотрудника при повторном приеме

Присвоенный сотруднику при поступлении на работу код не меняется до увольнения человека из этой организации. Чтобы избежать путаницы, рекомендуется 1-2 года после увольнения работника не присваивать его код новым специалистам.

В этом случае, если сотрудник решит вернуться на предприятие, ему следует вернуть прежний идентификатор. В случае более позднего возвращения, прежний код человек получит, только если его не успеют отдать кому-то из новых специалистов.

Сами сотрудники нечасто сталкиваются с табельными номерами, а часто и вовсе не знают об их существовании. Тем не менее, на многих предприятиях (чаще средних и крупных) в кадровой документации используется табельный номер сотрудника. Как присваивается этот номер и зачем он нужен, расскажем в этой статье.

Что такое табельный номер (ТН)?

Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.

ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, - производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.

Как присваивается табельный номер?

Порядок присвоения данных кодов работникам законодательно не установлен, однако некоторые положения содержатся в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973 "Об Основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве" (п. 18). Согласно данному Письму ТН присваивается каждому работнику, принятому:

• постоянно;
• временно;
• на сезонные работы.

ТН уволенного работника не присваивается другому работнику в течение 1 — 2 лет.

Правила присвоения ТН разрабатываются самой организацией. Как правило, ТН состоит из цифр, но предприятие вправе использовать в нумерации и другие символы. Запретов на это законодательство не содержит.

Основные принципы присвоения ТН должны быть закреплены в документе, отражающем кадровую политику предприятия, чтобы нумерация была единообразной.

Перечислим основные моменты, которые являются общими в вопросе присвоения ТН сотрудникам:

• обязанности по присвоению ТН и соответствующим контролю и учету должны быть возложены на одного сотрудника;
• ТН присваивается в день подачи устраивающимся на работу лицом всех необходимых документов;
• ТН указывается в приказе о приеме на работу;
• нумерация начинается с цифры 1 и продолжается в хронологическом порядке. Первый ТН присваивается руководителю организации, например генеральному директору. Однако, если гендиректор будет уволен и на его место придет новое лицо, последнему будет присвоен не первый ТН, а номер, следующий за последним принятым на работу сотрудником;
• ТН не изменяется ни по каким причинам, присваивается один раз и навсегда;
• при переводе работника в другое подразделение внутри одной организации его ТН остается прежним, а если он направлен на какой-то период на другое предприятие, там ему будет присвоен другой ТН в соответствии с правилами, установленными на данном предприятии.

ТН закрепляются в журнале учета табельных номеров. В этот документ заносятся следующие данные:

• Ф.И.О. работника;
• дата приема работника на работу;
• должность или специальность работника;
• реквизиты трудового договора (номер и дата);
• структурное подразделение, в котором числится работник (отдел, цех и т.д.);
• табельный номер.

ТН и учет рабочего времени

На предприятиях, где размер заработной платы зависит от времени, проведенного работником на рабочем месте, ТН используется для фиксирования и учета часов работы конкретного сотрудника. Если работник провел на работе больше положенного, ему должны быть предоставлены дни отгула или оплачено время работы сверх нормы.

Размер отдыха или допоплаты будет зависеть от того, какой работнику установлен режим рабочего времени:

• нормальный - 40 часов в неделю;
• сокращенный - до 4 часов в день, например для несовершеннолетних;
• неполный - по соглашению с работодателем, для женщин с несовершеннолетними детьми, инвалидов, пенсионеров и т.д.

Так, несмотря на то, что присвоение ТН не является обязательным и не установлено законодателем, ТН активно используется многими организациями по сей день, а значит, ТН - это действительно удобный и эффективный инструмент ведения кадрового учета.

Далеко не все сотрудники организаций знают, что такое табельный номер, а многие даже не догадываются, что он существует. Но вот сотрудники отдела кадров обязаны вести учет персонала, используя табельный номер. Порядок присвоения, а также основные особенности этого понятия рассмотрим более подробно.

Определение

Под табельным номером можно понимать специальный цифровой код сотрудника. Присвоение табельного номера работнику происходит в начале трудовой деятельности в конкретной организации. Табельные номера не повторяются, и для каждого работника существует индивидуальный код. На протяжении всей трудовой деятельности в конкретной компании номер сотрудника не меняется.

Даже в случае, когда человек по каким-либо причинам уволился из организации, но через некоторое время вернулся, ему присваивается тот же табельный номер.

Для чего нужен

Присвоение табельного номера сотруднику организации необходимо для того, чтобы:

1. Облегчить работу бухгалтерии по обработке данных о внутреннем движении персонала.
2. Внести по тому или иному сотруднику отметки, позволяющие производить в дальнейшем расчеты.
3. Найти необходимую информацию о заработной плате, больничных, отпускных, отгулах и т.д. по сотрудникам.

Самым главным предназначением табельного номера считается учет рабочего времени каждого сотрудника. Для этого уполномоченный работник фиксирует время прихода и ухода каждого из персонала, а также промежутки времени, которые тратятся на обед, отлучки и т.п. В дальнейшем это поможет подсчитать, насколько эффективно сотрудник отработал положенные рабочие часы. Исходя из этого, начисляется зарплата.

Есть определенные нормы по часам, которые должны соблюдаться:

• 40 ч - полный рабочий день;
• 20 ч - сокращенный рабочий день;
• неполный рабочий день (зависит от определенных условий, согласовываемых между сторонами при приеме на работу).

Кто должен присваивать и кому

Табельный номер сотрудника присваивается уполномоченным лицом, которое ведет кадровое делопроизводство организации. Это может быть сам руководитель, бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров. Данный сотрудник должен вести реестр и учет присвоенных номеров, контролировать правильность их использования.

Каждый сотрудник, который официально работает на предприятии, должен иметь табельный номер. Порядок присвоения табельных номеров не установлен какими-либо нормативными актами, поэтому организация вправе определять его самостоятельно. Табельный номер присваивается:

• работающим на постоянной основе;
• являющимся временными сотрудниками;
• являющимся внешними совместителями;
• работающим по срочному договору.

Важно помнить, если дело касается внутреннего совместителя, то присваивать ему еще один табельный номер не нужно. А вот при это вполне целесообразно.

Как присвоить номер

Согласно кадровому и бухгалтерскому учету, каждому работнику должен быть присвоен табельный номер. Порядок присвоения кода основывается на хронологическом порядке. Другими словами, у каждого сотрудника свое единичное значение. И у каждого последующего работника код увеличивается согласно счету. Для кодировки используют арабские цифры. Нельзя использовать другие знаки - точки, кавычки и т.п.

Но ни в одном законодательном нормативе не сказано, как именно присваивается табельный номер. Это не регламентирует и трудовое право. Трудовой договор также должен содержать код сотрудника, который присваивается при приеме на работу.

Так как табельный учет позволяет держать в порядке всю документацию, то при назначении цифрового кода сотрудника лучше всего придерживаться следующих правил:

1. Вести табельный учет должен один человек.
2. Присваивать код необходимо сразу же, как только вновь прибывший сотрудник подал документы для оформления.
3. Должна соблюдаться хронология при присвоении номера.
4. Цифровой код должен быть внесен в приказ о приеме сотрудника на работу.

Номера уволившихся

Многие специалисты, которые ведут табельный учет, задаются вопросом - можно ли присвоить табельный номер уже уволившегося сотрудника вновь устроившемуся? Данный вопрос не рассматривают ни федеральное законодательство, ни трудовое право. Трудовой договор также не содержит никаких сведений о табельных номерах. Следовательно, кадровикам приходится опираться на уже существующую практику. А именно в некоторых компаниях могут поступать следующим образом: если по прошествии 12 месяцев сотрудник не вернулся на рабочее место, его табельный номер может быть присвоен новому работнику.

Регистрация

Выше разъяснялось, что собой представляет табельный номер, порядок присвоения данного кода и некоторые его особенности. Далее выясним, как ведется учет табельных номеров. Для этого в компании ведется специальный журнал, где фиксируется следующая информация:

1. Реквизиты сотрудника (фамилия, имя, отчество).
2. Дата приема на работу.
3. Должность.
4. Специальность.
5. Номер трудового соглашения, дата его составления.
6. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
7. Табельный номер сотрудника.

Ведение табельного учета является довольно важным фактором делопроизводства. И как выяснилось, при присвоении номера каждому работнику нужно руководствоваться определенными правилами. Впрочем, каждая организация может разработать свою модель учета персонала и следовать именно ей. Так как регламентированных правил нет, то и отступление от вышеизложенного не ведет ни к каким штрафным санкциям. Главное помнить, что правильно организованный табельный учет существенно облегчит работу и бухгалтерии, и кадровым специалистам.

Табельный номер – индивидуальный цифровой код, присваиваемый работнику при трудоустройстве.

Для чего необходим табельный номер

Присвоенный в момент принятия на работу, табельный номер является одним из основных элементов индивидуального кадрового и финансового учета по конкретному сотруднику, и отражается:

• в карточке кадрового учета формы Т-2 ;
• в кадровых приказах о приеме, увольнении, перемещениях, премировании, наказаниях и поощрения сотрудника;
• в автоматизированных бухгалтерских программах по расчету заработной платы (где идентификация сотрудника производится именно по индивидуальному номеру);
• в ведомостях по выдаче заработной платы.

Уникальный номер сотрудника дает возможность исключить ошибки в учете его трудовой деятельности, финансовых начислений по заработной плате, социальным выплатам, налоговым отчислениям.

Табельный номер сотрудника: как присваивается код и какие документы регламентируют процедуру

Нормативными актами РФ, регулирующими кадровый учет, порядок присвоения табельных номеров (ТН) не установлен. В связи с чем, кадровые службы руководствуются положениями, изложенными в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89 и ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.73 г. Пункт 18 данного Письма устанавливает необходимость присвоения ТН всем лицам, трудоустраивающимся на постоянную, временную или сезонную работу. Табельные номера уволенных сотрудников рекомендуется не присваивать другим лицам в течение 1-2 лет.

Учитывая, что порядок и необходимость присвоения уникальных учетных номеров законодательством оставлены на усмотрение работодателя, принципы идентификации сотрудников необходимо устанавливать распоряжением о внутреннем документообороте предприятия. В Правилах, регламентирующих порядок того, как присваивается табельный номер работнику на конкретном предприятии, должны быть отражены следующие аспекты:

• наличие и ведение на предприятии Журнала регистрации табельных номеров;
• каким образом присваивается табельный номер сотрудникам организации, трудоустраивающимся впервые и повторно;
• требования к хронологизации табельных номеров (начало с № 1 и последовательное возрастание нумерации);
• содержание Журнала регистрации ТН.

Период действия ТН

Индивидуальный ТН является неизменным, и действует на протяжении всего периода работы сотрудника на конкретном предприятии. Табельные номера, под которыми числились сотрудники, уволившиеся с предприятия, могут как остаться за уволенными, так и быть присвоенными новым работникам спустя некоторое время.

В случаях, когда работник по каким-либо причинам прервал свою деятельность, и после некоторого перерыва снова вернулся и трудоустроился на предприятие, ему лучше присвоить не новый, а тот же табельный номер, под которым он числился в штате ранее (если этот номер не присвоен другому сотруднику). Именно поэтому, перед тем, как присвоить табельный номер работнику, его данные сверяются с архивной базой предприятия на предмет наличия ранее присвоенного уникального кода.

Журнал учета ТН: содержание и требования к документу

Журнал регистрации табельных номеров унифицированного стандарта не имеет, однако имеет рекомендованную форму, согласно которой в нем должно содержаться минимум шесть обязательных граф:

• табельный номер;
• ФИО работника;
• дата приема на работу;
• специальность или должность, на которую устраивается сотрудник;
• структурное подразделение;
• регистрационные данные трудового договора (номер, дата).

Изменится ли табельный номер сотрудника при переводе в другой отдел или на другую должность? Подробнее - в материале статьи.

Из статьи вы узнаете:

Табельный номер - реквизит, широко используемый в кадровом учете. С его помощью сотрудника - конкретного человека, а не штатную единицу предприятия - обозначают во внутренних документах. Табельные номера в 2017 году фигурируют наряду с паспортными данными персонала в личных делах и карточках, , зарплатных ведомостях.

Важно: если организация использует для внутреннего учета кадров и унифицированные формы Госкомстата, табельный номер сотрудника становится обязательным реквизитом, без которого невозможно корректное заполнение бланков .

Скачайте документы по теме:

Что такое табельный номер работника

Табельный номер представляет собой уникальный в рамках данного предприятия цифровой код, присваиваемый работнику. Код должен быть достаточно простым и позволять однозначно идентифицировать каждого работника, чтобы не возникало путаницы при заполнении учетных бланков. Если структурное подразделение имеет собственную кадровую службу и бухгалтерию, его сотрудникам присваиваются коды в рамках отдела. Такое можно встретить на крупных предприятиях.

Табельный номер, присвоенный сотруднику единожды при , остается неизменным в течение всего периода, пока продолжаются трудовые взаимоотношения работника и работодателя. Как правило, после увольнения работника, его табельный номер остается незанятым и, если бывший сотрудник надумает вернуться обратно, ему будет присвоен прежний идентификатор.

В дальнейшем каждому новичку, принимаемому в штат, присваивается свой код - по возрастающей, в хронологическом порядке. Единожды полученный код не меняется при или в случае изменения паспортных данных сотрудника.

Эти идентифицирующие сотрудников номера присваиваются:

• работающим по бессрочным трудовым договорам;
• трудоустроенным по ;
• внешним совместителям;
• сезонным работникам.

Табельные номера предназначены для внутреннего применения. Поэтому они практически никогда не фигурируют в исходящей документации работодателя, зато используются для учета отработанного времени и автоматизации расчета зарплаты, при оформлении и так далее.

Использование таких идентификаторов позволяет:

• упростить и облегчить обработку данных по сотрудникам;
• отслеживать их перемещение между подразделениями в процессе переводов;
• при присвоении табельного номера вносить в него особые отметки, облегчающие бухгалтерский учет и устанавливающие, например, особый порядок начисления ;
• оперативно формировать запросы по каждому сотруднику и получать в полном объеме сведения о начисленной и выплаченной зарплате, , отгулах, сверхурочных часах, отпусках и пр.

Но все-же основная причина, делающая особенно целесообразным присвоение табельных номеров работникам, это - отработанных каждым из них рабочих часов. Эти уникальные номера используются для учета, в том числе автоматизированного, и фиксации времени прихода на работу и ухода с нее, обеденных перерывов, отлучек по личным делам. Благодаря их применению у работодателя есть возможность получать достоверную информацию о том, насколько полноценно использует сотрудник свое рабочее время, контролировать это и учитывать в системе оплаты труда, например, при начислении премий.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Получить свой уникальный код должен каждый сотрудник, даже если речь идет о внешнем совместителе, работающем на половину или четверть ставки.

Табельный номер сотрудника: как присваивается код внутреннему совместителю

- распространенное явление, суть которого сводится к выполнению работ по нескольким должностям в рамках одной организации. Внутренний совместитель выполняет дополнительные поручения работодателя только в свободное от работ по основной должности время, на основании отдельного трудового договора.

Поскольку при стороны заключают не один, а несколько трудовых договоров - по количеству занимаемых сотрудником должностей - целесообразно присваивать табельный номер по каждой из них. Специалист, который трудится на двух должностях, получает два разных табельных номера, на трех - три и так далее. Таким образом упрощается процедура учета отработанного совместителем времени. Часы, отработанные по основной должности, учитываются отдельно от времени, отработанного по Скачать заполненный образец
Скачать в.doc

В 2017 году табельные номера присваиваются всем работникам, с которыми работодатель устанавливает трудовые отношения. В том числе - надомникам, и специалистам, занятым на условиях неполного рабочего дня или недели. Не присваиваются табельные номера-2017 только лицам, сотрудничество с которыми осуществляется на основании (подряда, оказания услуг).